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A8协同管理之集团型多单位组织架构为基础

发布于:2019-09-19 14:46:08

  以集团型多单位组织架构为基础,实现集团化组织行为管理。随着企业的发展与扩张,企业的集团化发展已成为一种选择, 总部对下属企业的管控模式无论是操作管理型,还是战略管理型,都需要一个能在上下级之间、各平级机构之间搭起瞬间沟通和协作的桥梁。基于这一思想,A8协同管理软件基于体系化的组织模型构架,设计了集团、单位、部门、人员组织机构树,提供职务级别、岗位和各种业务角色的自定义,并支持一人多岗、一人多单位兼职、内部人员和外部人员的区分机制,这种组织结构模型可以长期支持集团化管理的需要。在行为管理方式上,A8协同管理软件通过刚性流程与单据模板,实现低频高效的组织业务控制和管理;通过个人自建协同流程给组织内外人员,实现高频低效的日常事务协作和信息沟通。通过在线人员、关联人员、部门空间和项目空间,实现人与人、人与事和事与事的高效协作。从而,解决了跨地域、跨时间、异步与同步兼顾的组织行为管理,真正建立起了互联网上的虚拟办公室。

A8协同管理之集团型多单位组织架构为基础

  n 以“人”为中心,衔接“人、财、物、事、时间”

  人是决定组织生存发展成功与否的一个关键因素。一切组织行为管理都是围绕着人而展开的。但“人”不是独立存在的,与“财、物、事、时间”等要素密切相关。基于这一思想,A8协同管理软件强调了以“人”为中心构建行为管理的信息资源。只要找到一个人,就可以方便地获取他对外开放的一切信息。如您发给他的协同事项、他发给您的协同事项、他的时间安排和计划、他撰写的文档资料等。通过“关联项目”,就可以组织一个动态团队,在所构建的项目空间中,分享、交流和管理所有与项目相关的人、事、物。

  1。 以人为中心的任务、事件和流程的描述

  A8协同管理软件抽象出了组织中“人”这一关键要素的特征,将组织中人的行为管理和执行控制通过“协同工作”这一通用的功能进行实现,其中的任务描述被分解为标题类描述信息、正文信息、附件、补充意见的发起者描述结构;通过将组织中所有需要“我”参与的事件、任务和决策事项变为统一的我的“待办事项”,支持各类的审批、申请、沟通、支持等的一项项独立的活动,使得“我”可以书面的回复意见、上传文件、确认结果等的行为能够容易地实现。

  同时,针对中国大型组织以公文为主导实现跨组织协作的特征,将公文抽象出了可定制的文单、附件、流程节点和流程,并支持套红、打印和权限管理等形式化的特征,以及最终归档成为公文档案的结构,支持具有中国人文特征的公文管理系统。

  2. 建立起有效的“人”之间的联系

  A8协同管理软件基于对于组织中人的研究,提供了通过部门、组(团队)、岗位等多种方式建立起组织中人与人、人与角色、人与部门的联系。使我们在互联网办公环境下的工作与我们在日常生活中的办公环境相一致,实现了线上的网络化的办公。

  A8协同管理软件独创性地建立了关联人员的结构,支持组织中的人将与我经常打交道的人的信息进行归类抽取,并实现了向我的“关联人员”发送留言、文件、协同工作事项等互动性很强的应用。事实上,由于人具有对他人的视觉化的记忆特征,这种方式对于信息的查找和利用明显优于我们通过标题、时间等其他信息的纬度去查找和检索事件的方便性,是一种人与人之间协作的高效、人文的方式。

  在A8协同管理软件中,你还可以建立起自己的与他人协作的个人组,使得你可以最快的找到组织中人的相关联的人员;组织中的人也可以建立自己经常性的与他人的流程关系,通过模式化的流程去完成汇报、命令和知识的传递。例如,一个出纳每周需要向单位的财务主管和总经理发送出纳报表,他(她)即可建立一个固定的与领导的流程,每次发送excel的出纳报表时调用此流程即可,并可以通过关联到领导的“关联人员”看到历史上所发送的所有报表的归类呈现。

  除此以外,A8协同软件的282版本中还增加了组织外的人参与到组织活动中来的功能。由于组织行为活动中不可避免地需要和与组织有密切业务往来的外部人员长期交流,而这些交流过程中的信息记载对组织而言也具有十分重要的意义,故A8协同软件引入“泛组织”概念,严格区分组织内外人员之间的相互协作与沟通,既能做到与外部人员的快速有效协作,积累协作信息,同时又有严格的权限限制体系,以保证组织内信息的安全。

  3. 支持个人的时间管理和工作管理

  A8协同管理软件完整地支持个人的时间管理,并支持个人将重要的需要他人知道的事件发布到部门、项目,实现任务事件的有效共享,将自己的工作“曝光”在组织之下,根据梅奥的霍桑实验我们知道,这可以有效地提高团队的工作效率和工作质量,对于组织任务的完成和组织目标的达到具有重要的支持作用。

  A8协同管理软件的个人时间管理支持重要、紧急两个标准纬度的描述和管理,支持将我的事件划分为待安排、已安排、处理中、完成等多种状态,并支持个人对自己的事件进行第二象限法的分析,对于愿意通过有效时间管理的个人和团队提供了高效的互联网环境下的支持。

  对于“我的”事件的来源,A8协同管理软件支持响应性的协同事项转入日程事件安排、自我的工作安排、他人委托事项、领导安排的任务事项、秘书安排的任务事项,处处贯彻以人为中心的任务安排和发布。

  在日程事件的管理中,针对领导日程的共享和发布,A8协同管理软件专门设计了秘书安排领导事件,并在授权控制下,将领导日程发布到单位的共享空间供组织查看的功能,这也是目前行政办公对组织要求在协同管理软件中的体现。

  4。 以人为中心的计划管理实现

  按照法约尔的过程管理理论,计划、控制、指挥、组织等是组织过程管理的关键,计划执行控制的好坏是一个组织完成目标的有效手段,也是组织成熟度的主要标志。

  任何组织的目标都是通过计划控制实现的,目标分解为子目标,分解到部门再最终分解到人。在中国的传统文化中,组织的目标其实就是领导者的目标,部门的领导必须对部门的目标和计划承担责任,并分解给部门中的成员。

  基于这种假设,A8协同管理软件将组织的目标计划以“人”的计划为中心进行展现,并支持计划的模板化管理,个人的计划涵盖组织、团队计划,通过统一的标题、正文、附件的结构,以书面的形式呈现自己的计划。

  针对计划的下达、上报管理,A8协同管理软件支持计划有主送人、抄送人、知会人共计三类人员,支持计划上报给领导(主送)、下达给下级(主送)的命令链结构,跨命令链的协作、沟通计划(抄送)以及信息分享的知会计划给他人的结构。

  同时,A8协同支持计划的修正、总结,使计划的目标、事件可以进行有效的对比,对于不断提升个人和组织的计划水平有很好的支撑作用。

  5. 以人为中心的信息呈现和入口

  根据人员在组织中的结构,A8协同管理系统将任务和信息划分为3大类,第一类是组织中我要办理的事项,称之为我的事项,包括待办事项(响应性事件)和我的跟踪事项(主动性事件),其中我发起的事件缺省时我需要关注的跟踪事件;第二类是以组织为中心的信息披露和共享空间,包括公告、新闻、调查、讨论等多种子分类,这些信息以书面形成在单位空间中呈现,对于获得授权的“人”即可查看,相当于组织的公告板和讨论版(论坛);第三类是组织的知识,如各种规章和制度,这是通过分级的文档夹结构进行统一共享存储和独立授权获得,组织中的人员只要获得相应的权限,即可浏览、阅读、打印、下载文档,A8协同管理软件将组织中的所有信息都“看作”知识文档,通过复合的文档结构实现知识的存储和共享,支持在线浏览和阅读。

  针对这三类不同的信息和任务,A8协同管理软件设置了个性化的个人首页,支持不同的人有完全不同的首页内容和信息分类,包括菜单、栏目、快捷入口全部都可以个性化;针对单位共向信息,设置了公有的单位空间,并整合了单位文档结构,形成组织成员共有的单位信息空间,而各个组织可以对自己的单位控制针对栏目、时间等进行个性化,支持丰富的信息呈现;针对知识文档, A8协同管理软件提供了信息化最常见的多级文档夹和文件的结构,在明确授权的前提下,使人员对于信息的利用几乎不需要学习即可,在简约的结构下有丰富的内涵。

  6。 以人和时间为主导的信息和知识的利用、共享和分享

  A8协同管理软件对在网络上的工作行为和共享信息全部自动记录,全息反映组织中人员在网络中的工作情况和工作结果,可以通过各种检索和查询手段进行信息的利用,包括将历史的信息和知识结果共享出来,或者分享给他人和组织,系统中的公共信息、知识,个人的工作如协同、日程事件等的记录全部都可以随时使用,也可以归入个人独有的文档夹中供以后长期使用,A8协同管理系统的知识分级的分类体系也为知识的使用提供了简单、易用的方式。

  7。 以人为中心的结果反馈与展现

  A8协同管理软件除了对组织内的过程管理做到灵活,高效记录跟踪以外,还针对每一个人自身工作的完成结果,超期事件,具体处理时间等做了展现,借以反馈给组织内不同角色,不同岗位的每一个人。每一个人都可以通过统计来了解自身的工作完成情况,团队伙伴请求的时间要求,以进一步筛选关注信息,改善工作习惯,提高工作效率。

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